Beleid inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens

De bescherming van uw persoonsgegevens is een prioriteit voor BELLUM. Dit beleid beschrijft de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen in het kader van het gebruik van de website www.bellum-ai.com en het BellumAI-platform (hierna samen de "Site").

Dit beleid kan worden aangevuld met bijkomende informatie die in alle of een deel van een geleverde dienst wordt gepreciseerd. Wij kunnen dit beleid te allen tijde wijzigen, aanvullen of bijwerken, met name om te voldoen aan elke wettelijke, reglementaire of technische ontwikkeling. Elke wijziging wordt van kracht vanaf de datum waarop het gewijzigde beleid online wordt gepubliceerd.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens is BELLUM, een SASU met een maatschappelijk kapitaal van 1.000,00 euro, ingeschreven onder nummer 931 750 681 R.C.S. Paris, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 90, rue des Archives, 75003 Paris.

Voor elke vraag met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de volgende gegevens: dpo@bellum-it.com, of per post ter attentie van de functionaris voor gegevensbescherming, BELLUM, 90 rue des Archives, 75003 Paris.

2.1. Gegevens die rechtstreeks door de gebruiker worden verstrekt

Bij het aanmaken van uw account en het gebruik van het platform worden de volgende gegevens verzameld: naam en voornaam; professioneel e-mailadres; naam van de werkgevende onderneming; informatie over het commerciële profiel van de gebruiker zoals verstrekt tijdens de registratievragenlijst (activiteitensectoren, dienstenaanbod, geografisch gebied, teamgrootte, commerciële positionering); notities, opmerkingen en annotaties die door de gebruiker in het platform worden ingevoerd.

Wat de betalingsgegevens betreft, worden deze uitsluitend verwerkt door onze PCI-DSS-gecertificeerde betalingsdienstverlener. BELLUM slaat geen bankgegevens op, verzamelt deze niet en heeft er geen toegang toe (kaartnummer, veiligheidscode, vervaldatum).

2.2. Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer u op de Site surft en het platform gebruikt, kunnen de volgende gegevens automatisch worden verzameld: IP-adres; type en versie van de browser; besturingssysteem; geraadpleegde pagina's en duur van de raadpleging; verbindingsgegevens (data, tijdstippen, sessie-identificatoren); in het platform uitgevoerde acties (gestarte analyses, gekopieerde berichten, verrijkte contacten).

2.3. Gegevens verkregen uit andere bronnen

Wij kunnen ook informatie verkrijgen uit andere bronnen, zoals: publiek toegankelijke bronnen (wettelijke registers, professionele gidsen, officiële publicaties, informatie die door de betrokkenen zelf op publieke professionele netwerken is gepubliceerd); de eigen databank van BELLUM, opgebouwd en verrijkt met inachtneming van het toepasselijke wettelijke kader.

2.4. Gegevens met betrekking tot derden (professionele contacten)

In het kader van zijn business-intelligencefuncties refereert het BellumAI-platform aan gegevens met betrekking tot professionele contacten van derden. Deze gegevens worden uitsluitend opgebouwd uit publiek toegankelijke bronnen en uit de eigen databank van BELLUM. Zij kunnen omvatten: namen en voornamen van professionele contacten; functies en functietitels; professionele contactgegevens (professioneel e-mailadres, professioneel telefoonnummer); verbondenheid aan een rechtspersoon; informatie die door de betrokkene publiekelijk in een professionele context is gepubliceerd.

Deze gegevens zijn strikt professioneel van aard. Er worden geen gegevens met betrekking tot het privéleven, geen gevoelige gegevens in de zin van artikel 9 van de GDPR en geen gegevens met betrekking tot minderjarigen verzameld of verwerkt.

Wij verzamelen of verwerken uw persoonsgegevens met inachtneming van de GDPR, voor de volgende doeleinden en op de volgende rechtsgronden:

• Aanmaak en beheer van het gebruikersaccount: rechtsgrond van de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b van de GDPR).
• Levering van de diensten van het platform, met inbegrip van bedrijfsanalyses, identificatie van contacten, het genereren van strategische aanbevelingen en gepersonaliseerde berichten: rechtsgrond van de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b van de GDPR).
• Personalisering van de gebruikerservaring op basis van het opgegeven commerciële profiel: rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f van de GDPR).
• Facturering, beheer van abonnementen en credits: rechtsgrond van de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b) en van de wettelijke verplichting (artikel 6.1.c van de GDPR).
• Opbouw en verrijking van de databank van professionele contacten op basis van publiek toegankelijke bronnen, om gebruikers in staat te stellen relevante gesprekspartners te identificeren in een context van business-to-business (B2B) commerciële prospectie: rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f van de GDPR). BELLUM heeft een belangenafweging uitgevoerd tussen dit gerechtvaardigd belang en de rechten en vrijheden van de betrokkenen, overeenkomstig de aanbevelingen van de CNIL. De verwerkte gegevens zijn strikt professioneel, publiek toegankelijk, en de verwerking ervan valt binnen de redelijke verwachtingen van personen die beslissingsfuncties binnen ondernemingen uitoefenen.
• Verbetering van de diensten, ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten en opstelling van geanonimiseerde gebruiksstatistieken: rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f van de GDPR).
• Commerciële communicatie met betrekking tot de diensten van BELLUM: rechtsgrond van de toestemming (artikel 6.1.a van de GDPR), of van het gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten onder de voorwaarden van artikel L. 34-5 van het Franse Wetboek van post en elektronische communicatie.
• Naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen: rechtsgrond van de wettelijke verplichting (artikel 6.1.c van de GDPR).
• Fraudepreventie en beveiliging van het platform: rechtsgrond van het gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f van de GDPR).

• De gegevens van het gebruikersaccount worden bewaard gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst, en vervolgens gedurende een periode van drie jaar vanaf de verwijdering van het account of het laatste actieve contact met de gebruiker.
• Factureringsgegevens worden bewaard gedurende een periode van tien jaar, overeenkomstig de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van artikel L. 123-22 van het Franse Wetboek van koophandel.
• Verbindingsgegevens en toegangslogboeken worden bewaard gedurende een periode van één jaar vanaf de verzameling ervan, overeenkomstig de bepalingen van de Franse wet voor het vertrouwen in de digitale economie (LCEN).
• Door het platform gegenereerde analysegegevens (bedrijfsfiches, geïdentificeerde contacten, actieplannen, berichten) worden bewaard gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst en verwijderd binnen dertig dagen na de beëindiging van het abonnement.
• Gegevens van professionele contacten van derden worden bewaard gedurende een periode van drie jaar vanaf de verzameling of de laatste bijwerking, overeenkomstig de aanbevelingen van de CNIL inzake commerciële prospectie.
• Cookies en trackers worden bewaard gedurende maximaal dertien maanden.

Na afloop van de hierboven vermelde termijnen worden de gegevens verwijderd of op onomkeerbare wijze geanonimiseerd. In geval van een gerechtelijke procedure kunnen de relevante gegevens worden bewaard gedurende de volledige duur van de procedure en tot alle rechtsmiddelen zijn uitgeput.

De verzamelde persoonsgegevens kunnen worden meegedeeld aan de volgende ontvangers: het gemachtigde personeel van BELLUM, strikt binnen de grenzen van hun taken; technische verwerkers die betrokken zijn bij de hosting, het onderhoud en de werking van het platform, gebonden door contractuele clausules conform artikel 28 van de GDPR; de betalingsdienstverlener, uitsluitend voor de verwerking van financiële transacties; de gerechtelijke of administratieve autoriteiten, wanneer de wet dit vereist.

BELLUM gaat niet over tot enige overdracht, verhuur of terbeschikkingstelling van persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden. BELLUM verkoopt de gegevens van zijn gebruikers niet.

De verbintenissen die BELLUM in het kader van dit beleid aangaat, worden weerspiegeld in de verbintenissen die het met zijn verwerkers heeft gesloten, waarbij BELLUM als enige jegens de gebruiker verantwoordelijk blijft voor de nakoming van zijn verplichtingen.

Sommige technische verwerkers van BELLUM kunnen buiten de Europese Unie gevestigd zijn. In voorkomend geval worden deze doorgiften omkaderd door de waarborgen waarin de GDPR voorziet: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (met name het EU-VS Data Privacy Framework, aangenomen op 10 juli 2023), door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, of elke andere passende waarborg in de zin van de artikelen 46 en 49 van de GDPR.

U kunt een kopie van de getroffen waarborgen verkrijgen door te schrijven naar dpo@bellum-it.com.

BELLUM treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, overeenkomstig artikel 32 van de GDPR, en met name: de versleuteling van gegevens tijdens de overdracht (minimaal TLS 1.2-protocol) en in rust; beveiligde authenticatiemechanismen met sessiebeheer; de scheiding van gegevens tussen gebruikers door middel van toegangscontrolebeleid op rijniveau in de databank; de logging van toegangen en acties; regelmatige back-ups en geteste herstelprocedures; de beperking van de toegang tot uitsluitend gemachtigde personen.

De toegang tot het platform verloopt via persoonlijke inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en via een beveiligde verbinding met het HTTPS-protocol. De gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens en moet de toegang ertoe beschermen.

BELLUM beschouwt alle informatie en documenten waarvan het kennis zou krijgen bij de uitvoering van zijn diensten als strikt vertrouwelijk, en onthoudt zich van de openbaarmaking ervan, behalve wanneer de openbaargemaakte elementen op de datum van openbaarmaking tot het publieke domein behoren of op rechtmatige wijze van derden zijn verkregen.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens in de zin van artikel 4, punt 12, van de GDPR verbindt BELLUM zich ertoe de Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) binnen tweeënzeventig uur na kennisname van de inbreuk in kennis te stellen, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Wanneer de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, worden de betrokkenen eveneens zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

Overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 22 van de GDPR en de Franse wet inzake informatica en vrijheden (loi Informatique et Libertés) beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Het recht op inzage: u kunt bevestiging krijgen of er al dan niet gegevens over u worden verwerkt en, in voorkomend geval, toegang krijgen tot die gegevens alsook tot een aantal aanvullende gegevens (doeleinden, categorieën van gegevens, ontvangers, bewaartermijn).
• Het recht op rectificatie: u kunt de rectificatie verkrijgen van onjuiste of onvolledige gegevens die op u betrekking hebben.
• Het recht op wissing (recht op vergetelheid): onder de voorwaarden van artikel 17 van de GDPR kunt u de wissing van uw persoonsgegevens verkrijgen, behalve wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Het recht op beperking van de verwerking: in de in artikel 18 van de GDPR omschreven gevallen kunt u de beperking van de verwerking van uw gegevens verkrijgen.
• Het recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer de verwerking gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang, met inbegrip van profilering. BELLUM kan de verwerking evenwel voortzetten om dwingende gerechtvaardigde redenen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
• Het recht op overdraagbaarheid: u kunt uw persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Het recht om de toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u uw toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
• Het recht om richtlijnen vast te stellen met betrekking tot het lot van uw gegevens na uw overlijden, overeenkomstig de Franse wetgeving.

Om deze rechten uit te oefenen, richt u uw verzoek, vergezeld van een geldig identiteitsbewijs: per e-mail aan dpo@bellum-it.com ; of per post aan BELLUM, 90 rue des Archives, 75003 Paris, ter attentie van de GDPR-dienst. BELLUM verbindt zich ertoe te antwoorden binnen een termijn van één maand na ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan met twee bijkomende maanden worden verlengd in geval van complexiteit of een groot aantal verzoeken.

Overeenkomstig artikel 14 van de GDPR betreffende de te verstrekken informatie wanneer de gegevens niet bij de betrokkene zijn verzameld, informeert BELLUM de professionele contacten van wie de gegevens in zijn databank zijn opgenomen dat zij over dezelfde rechten beschikken als hierboven beschreven, en in het bijzonder over het recht om zich te allen tijde tegen de verwerking van hun gegevens te verzetten.

Elk verzoek tot bezwaar of verwijdering wordt binnen dertig dagen behandeld. De gegevens van de betrokkene worden dan definitief uit de databank van BELLUM verwijderd en zijn niet langer toegankelijk voor de gebruikers van het platform. Het e-mailadres van de betrokkene wordt opgenomen in een permanente bezwaarlijst om elke latere verzameling te voorkomen.

De bronnen van de gegevens zijn: de Franse wettelijke registers, publiek toegankelijke bedrijvengidsen, informatie die door de personen zelf in een professionele context is gepubliceerd, en de eigen databank van BELLUM.

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk op de GDPR vormt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), de Franse toezichthoudende autoriteit. CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07. Website: www.cnil.fr.

BELLUM informeert de gebruiker eveneens over het bestaan van de Bloctel-lijst voor verzet tegen telefonische marketing, waarop hij zich kan inschrijven (https://conso.bloctel.fr/).